“검사 히스토리와 필요 검사 내역을 실시간으로 확인해 체계적인 관리가 가능해졌습니다 .”
한국석유관리원(K-Petro)는 어떤 기업인가요?
한국석유관리원은 1983년에 설립되어 석유·석유대체연료·LPG의 품질과 유통관리, 표준화, 교육 등을 통해 우리나라 석유시장을 안전하게 관리하고, 석유대체연료 개발 및 상용화 등 종합적인 연구 활동으로 미래에너지를 준비하고 있는 공공기관입니다. 저희 관리원은 미세먼지 없는 쾌적한 대기환경 조성과 안전하고 깨끗한 에너지 관리를 위해 석유시장의 건전한 유통질서 확립에 역량을 집중하고 있습니다.
업무에 어떤 개선점이 필요했나요?
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업무의 다양한 부분에서 디지털화가 진행되고 있었지만 현장 검사는 여전히 아날로그 방식으로 진행되고 있어 많은 부분에서 비효율성이 나타나고 있었습니다.
검사원이 주유소에 방문하여 시료번호, 재고량, 가격 등등을 서식이 인쇄된 종이에 적어가며 검사가 이뤄졌어요. 해당 업소의 담당자 서명도 직접 만나서 받아야 했고 실시간으로 기존 점검 내용 등의 정보 파악이 어려운 경우는 사무실에 있는 팀에 전화를 걸어 일일이 필요 정보를 확인해야 하는 불편함이 있었습니다.
현장 검사 업무를 마친 후 복귀한 검사원은 작성된 검사지를 내부 시스템에 입력한 후에 다시 출력하여 결재를 진행해야 했고, 수기로 작성된 문서들은 별도로 또 보관해야 했어요. 필요한 자료들을 찾는 것도 어려웠습니다.
시스템을 어떻게 도입하였나요?
시스템을 직접 사용하게 되실 검사원 분들과 여러차례 미팅을 통해 가장 필요로 하는 기능들을 선별하여 메뉴를 구성하였습니다. 또한 현장의 목소리를 듣고 파악하고자 두 차례의 워크샵을 열어 기능, UI, 업무 명칭 등을 세팅하였습니다. 그러한 결과로 다음의 업무들이 도입되고 변경되었지요.
- 업무가 아날로그에서 디지털화로 변하면서 가장 중요한 것은 보안이었습니다. 이에 따라 키보드 보안, 생체인식을 활용한 2차 인증 로그인, OTP 등이 적용되었습니다.
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<키보드 보안과 지문 인증을 통해 로그인 보안 강화>
2. 수기로 작성되던 각종 확인서가 전산화되기 때문에 전자문서의 법적 유효성을 확보하는 것이 우선이었습니다. 이에 따라 타임 스탬프, 인증 시스템, 위변조 방지 시스템, 서버/단말기 등의 각종 보안 시스템 등을 적용하여 법적 유효성을 증명할 수 있게 되었습니다.
3. 업무 효율성을 높이기 위해 메인 화면을 직관적으로 표현하여 바로 업무를 찾을 수 있게끔 하였고, 다른 창이 띄워져 있어도 바로 원하는 내용을 찾을 수 있도록 메뉴 전체보기 기능을 넣었습니다. 검색창을 통해 검사 업무 중에도 언제든 미검사 업소, 비정상 업소, 품질 인증 주유소 등 피검업소에 대한 정보를 조회할 수 있게 되었지요.
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4. 금일 배정받은 업무를 메뉴에서 선택하면 해당 업소들이 뜹니다. 지도 기반 서비스를 통해 업소 정보와 위치 및 수급 정보를 실시간으로 확인할 수 있게 되었으며 진행해야 할 검사 업무들을 선택하여 진행할 수 있게 되었습니다.
5. 검사 시에 필요했던 사진들을 찍어 바로 업로드할 수 있고, 업무 별로도 참고해야 할 사항들을 메모할 수 있도록 하였습니다. 또한, 현장에서 소비자 신고현황을 확인하고 접수할 수 있는 기능도 추가하였습니다.
도입 후에 업무에 어떤 변화가 생겼는지 궁금합니다.
서면 업무가 전산화 됨으로써 입력시간 및 기록물 조회와 보관이 용이해져 업무 편의성이 향상된 점이 가장 큰 변화입니다.
종이 문서로 작성되던 점검 업무가 업무용 태블릿으로 해결이 가능해졌고, 어플 내에서 필요한 내용을 입력하고 사진을 업로드 함으로써 검사 업무의 히스토리파악이 편리해졌습니다. 과거 어떤 검사가 진행되었는지 등을 현장에서 바로 파악할 수 있게 되어 검사업무 수행의 적시성이 강화되었지요.
또한 문서 내용을 복귀 후 입력해야 하는 번거로움도 사라졌고, 입력한 내용은 자동으로 업로드되기 때문에 문서를 별도 보관해야 하는 유지관리의 불편함도 사라졌습니다.
이제는 적시적소에 검사 업무가 실시간으로 이뤄짐으로써 더 체계적이고 효율적으로 검사 업무에 임할 수 있게 되었습니다.
